Զգույշ կիսվիր ամպային ֆայլերով

Ամպային ֆայլերով կիսվելը հարմար է, բայց մեկ սխալ կարգավորում կարող է բացահայտել ավելին, քան նախատեսել էիր։

Մարդիկ ամեն օր ֆայլեր են կիսվում Google Drive-ի, Dropbox-ի, OneDrive-ի, iCloud-ի, WeTransfer-ի և այլ ծառայությունների միջոցով։ Նրանք ուղարկում են փաստաթղթեր, լուսանկարներ, պայմանագրեր, ուսումնական ֆայլեր, աշխատանքային հաշվետվություններ, հաշիվներ և պանակներ։ Շատ դեպքերում դա նորմալ և օգտակար է։ Բայց եթե ֆայլը կամ պանակը չափից շատ բաց է կիսված, անձնական տեղեկությունը կարող է հասնել սխալ մարդկանց։

Հենց դրա համար թվային անվտանգության մեկ պարզ սովորություն կարևոր է․ ստուգիր կիսվելու կարգավորումները՝ մինչև ամպային հղում ուղարկելը։

Ինչու ամպային հղումները կարող են ռիսկային լինել

Ամպային հղումը կարող է հասանելիություն տալ առանց ֆայլը որպես կցված փաստաթուղթ ուղարկելու։ Դա հարմար է, բայց նշանակում է, որ հասանելիությունը կախված է հղման կարգավորումներից։

Եթե հղումը բաց է «հղում ունեցող ցանկացած անձի» համար, ապա ցանկացած մարդ, ով ստանում կամ փոխանցում է այդ հղումը, կարող է բացել ֆայլը։ Որոշ դեպքերում նա կարող է նաև ներբեռնել, պատճենել կամ խմբագրել այն։

Տարածված սխալներ

• Մեկ ֆայլի փոխարեն ամբողջ պանակով կիսվելը։
• Խմբագրման իրավունք տալը, երբ միայն դիտելն է բավարար։
• Զգայուն ֆայլերի համար «հղում ունեցող ցանկացած անձ» տարբերակը օգտագործելը։
• Աշխատանքը ավարտելուց հետո հասանելիությունը չհեռացնելը։
• Սխալ ֆայլ ուղարկելը, որովհետև անունները նման են։
• Հին կիսված հղումները ամիսներով կամ տարիներով ակտիվ թողնելը։

Այս սխալները հեշտ են տեղի ունենում, որովհետև ամպային կիսվելը շատ արագ է։ Բայց արագությունը կարող է նվազեցնել զգուշությունը։

Պարզ իրական օրինակ

Պատկերացրու՝ ուզում ես մեկ պայմանագիր ուղարկել հաճախորդին։ Բայց միայն այդ փաստաթղթի փոխարեն պատահաբար կիսվում ես ամբողջ պանակով։ Այդ պանակում կարող են լինել նաև գների ցանկեր, ներքին նշումներ, այլ հաճախորդների փաստաթղթեր կամ անձնական ֆայլեր։

Հաճախորդը գուցե ոչինչ չչարաշահի, բայց գաղտնիության սխալը արդեն տեղի է ունեցել։ Ավելի անվտանգ սովորությունն է՝ ստուգել, թե կոնկրետ ինչ ես կիսվում, մինչև հղումը ուղարկելը։

Տուր միայն անհրաժեշտ հասանելիությունը

Բոլորին ամբողջական հասանելիություն պետք չէ։ Մինչև կիսվելը ընտրիր ամենափոքր իրավունքը, որը բավարար է խնդիրը լուծելու համար։

• Օգտագործիր միայն դիտելու իրավունք, եթե մարդիկ պետք է միայն կարդան։
• Օգտագործիր մեկնաբանելու իրավունք, եթե հետադարձ կապ է պետք։
• Խմբագրելու իրավունք տուր միայն այն դեպքում, երբ մարդը իսկապես պետք է փոխի ֆայլը։
• Զգայուն ֆայլերի դեպքում կիսվիր կոնկրետ մարդկանց հետ։

Քիչ հասանելիությունը սովորաբար նշանակում է քիչ ռիսկ։

Զգույշ եղիր զգայուն ֆայլերի հետ

Որոշ ֆայլեր հատուկ զգուշություն են պահանջում՝ անձը հաստատող փաստաթղթեր, պայմանագրեր, ֆինանսական ֆայլեր, բժշկական փաստաթղթեր, հաճախորդների տվյալներ, բիզնես պլաններ, ուսումնական գրառումներ և անձնական լուսանկարներ։

Այսպիսի ֆայլերի համար հնարավորության դեպքում խուսափիր բաց հղումներից։ Կիսվիր կոնկրետ էլ․ հասցեների հետ, եթե հնարավոր է՝ սահմանիր ժամկետ, և հեռացրու հասանելիությունը, երբ այն այլևս պետք չէ։

Ստուգիր մինչև ուղարկելը

Մինչև ամպային հղում ուղարկելը հարցրու քեզ՝

• Ճի՞շտ ֆայլն եմ կիսվում։
• Կիսվում եմ մեկ ֆայլո՞վ, թե՞ ամբողջ պանակով։
• Ո՞վ կարող է բացել այս հղումը։
• Մարդիկ կարող են խմբագրե՞լ, թե՞ միայն դիտել։
• Այս ֆայլը պարունակո՞ւմ է անձնական տեղեկություն։
• Արդյոք հասանելիությունը հետո պետք է ժամկետանց դառնա՞։

Այս կարճ ստուգումը կարող է կանխել շատ գաղտնիության խնդիրներ։

Վերանայիր հին կիսված ֆայլերը

Շատ մարդիկ մոռանում են ամիսներ կամ տարիներ առաջ կիսված հղումների մասին։ Որոշ հին հղումներ կարող են դեռ աշխատել։ Որոշ հին պանակներ կարող են դեռ բաց լինել մարդկանց համար, որոնց այլևս հասանելիություն պետք չէ։

Ժամանակ առ ժամանակ վերանայիր կիսված ֆայլերը և հեռացրու ավելորդ հասանելիությունը։ Սա հատկապես կարևոր է աշխատանքային պանակների, հաճախորդների փաստաթղթերի, ֆինանսական ֆայլերի և անձնական գրառումների համար։

Թաքնված դասը․ կիսվելը նաև թույլտվություն տալ է

Երբ ֆայլով կիսվում ես, դու ոչ միայն տեղեկություն ես ուղարկում։ Դու նաև թույլտվություն ես տալիս։ Այդ թույլտվությունը պետք է համապատասխանի իրական կարիքին։

Լավ թվային անվտանգությունը հաճախ սկսվում է մեկ պարզ հարցից․ «Իրականում ո՞ւմ է պետք հասանելիություն այս ֆայլին»։

Եզրակացություն

Զգույշ կիսվիր ամպային ֆայլերով, որովհետև հղման կարգավորումները կարող են բացահայտել անձնական տեղեկություն, եթե դրանք չափից շատ բաց են։ Կիսվիր միայն անհրաժեշտով, հնարավորության դեպքում օգտագործիր միայն դիտելու իրավունք, զգայուն ֆայլերի համար խուսափիր բաց հղումներից և հեռացրու հասանելիությունը, երբ այն այլևս պետք չէ։